¿Va a participar con un stand en una exposición? Recuerde que los organizadores suelen ofrecer – sin que tenga que hacer una inversión adicional – la posibilidad de usar el auditorio para brindar una conferencia. ¿Cómo puede aprovechar esta herramienta?
En muchas exposiciones, los organizadores brindan elementos de atracción para el público asistente, bajo la forma de actividades programadas a las que se puede acceder sin cargo: por ejemplo desfiles, lanzamiento de productos, demostraciones o conferencias. Entre todas las opciones, estas últimas marcan una diferencia.
Para un expositor, brindar una conferencia se convierte en un valor muy apreciado, porque además de tener un stand puede darse a conocer de una forma distinta. Si utiliza bien ese espacio puede atraer clientes, mostrar su producto y posicionarse como un experto en un tema que involucra directamente a su empresa.
Pero hay ocasiones en que, por diferentes motivos, no se logran los objetivos esperados. Quizá la convocatoria no es clara, el horario no es el adecuado, o surgen dificultades técnicas (de sonido o de proyección, por ejemplo) que afectan a la calidad de la presentación y al resultado final.
Para que esta instancia resulte en un beneficio y no le juegue en contra, hay algunos aspectos que debe tener en cuenta.
  • Póngase en contacto con los organizadores de la muestra lo antes posible, para informarles que querrá ocupar el auditorio y ver los horarios disponibles. Reserve el día y la hora más adecuados de acuerdo al tipo de visitantes que quiera atraer (converse con los organizadores sobre los mejores horarios para el tipo de presentación que piensa ofrecer).
  • Busque un título efectivo para la presentación, que actúe como “gancho”; piense en un nombre claro y explicativo sobre el tema que va a abordar, pero que además resulte atractivo para captar a una mayor cantidad de público.
  • Trate de asegurarse la concurrencia. No crea que por el solo hecho de comunicar que dará una conferencia en la expo, los visitantes acudirán a escucharlo. Debe anunciar la conferencia de todas las maneras posibles: invite a clientes y potenciales clientes mediante e-mails o llamados, haga poner un cartel en su propio stand, solicite a los organizadores que la anuncien por altoparlantes y que incluyan la actividad en el catálogo general de la exposición, dentro del programa de presentaciones. Así mismo, si la exposición cuenta con un responsable de prensa, vea si puede hacerle llegar los datos de su presentación para que pueda difundirla a los medios, o invitar a los periodistas que concurran a la muestra.
  • Elija al orador más adecuado (¡que no necesariamente debe ser usted!). Saber mucho sobre un tema no implica que pueda brindar una conferencia sobre éste, dado que hablar frente al público requiere otro tipo de competencias. Analice si hablará usted o si es más conveniente buscar a otro orador, alguien especialmente capacitado para realizar presentaciones en público (además debe estar presente un experto en el tema, para ayudar a responder preguntas técnicas o muy específicas, por ejemplo).
  • En general estas presentaciones no deben exceder los 45 minutos de duración, y nunca comienzan en forma puntual. Prevea cuál será la duración de la conferencia, incluyendo un lapso para posibles preguntas. Analice los contenidos que va a abordar para que el tiempo le alcance
  • Póngase en contacto con los organizadores de la muestra y hágales saber qué elementos y recursos necesita. Ellos le aclararán con qué cuenta el auditorio (habitualmente hay sillas, un estrado, sistema de sonido, pantalla, proyector o retroproyector, etc), y en caso que usted necesite algo que no esté incluido, le informarán si se ocuparán del tema o si debe hacerlo usted.
  • Cerca de la hora debe afinar detalles no menos importantes, como conocer la sala, ver qué elementos realmente hay disponibles y en qué condiciones se encuentran, averiguar cómo se encienden y manejan el proyector y los micrófonos, etc. Este minuto es esencial para decidir si realizará su presentación sentado, detrás de un escritorio, de pie o recorriendo la sala. Compruebe el correcto funcionamiento de los equipos, verifique si necesitará algún cable extra, etc.
  • Llegado el gran momento, averigüe todo lo que pueda sobre su audiencia. Tenga en cuenta que quienes visitan la muestra y asisten a las charlas o conferencias en el auditorio muchas veces son conocedores del tema. Lo más conveniente es conversar brevemente con ellos al inicio de la actividad (por ejemplo preguntando por la experiencia laboral o profesional, o sobre sus inquietudes).
  • Apele a todas las artes de la oratoria para tornar amena su presentación: piense en mostrar objetos, realizar breves demostraciones, hacer dramatizaciones, etc. y no olvide que usted tiene un stand en la muestra: hágalo valer, ya que esto le permitirá aludir a lo que allí está presentando, e invitar a los presentes a ver sus productos en otro contexto.
  • Piense en entregar algún obsequio simbólico a quienes fueron a escucharlo (puede ser algún merchandising empresario). También puede invitar a los presentes a acompañarlo con un cocktail o simplemente una copa en el stand, para continuar el contacto comercial o profesional.
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